È possibile pianificare un Live Meeting coinvolgendo più utenti interni utilizzando la modalità multiutente del Calendar Manager.
Per utilizzare questa funzionalità, è necessario che il Calendar Manager sia configurato per gli utenti coinvolti, in modo che il sistema possa effettuare il match automatico delle disponibilità. Dal profilo utente è possibile collegare il proprio calendario e definire i giorni e gli orari di disponibilità, oltre ad alcune impostazioni come il numero massimo di inviti e i tentativi di riprogrammazione.
Selezione della modalità di pianificazione
Accedendo a una posizione o alla ricerca candidature, è possibile selezionare uno o più candidati e aprire il menu “Azioni”. All’interno della sezione “Live Meeting” sono disponibili diverse modalità di pianificazione, tra cui il Calendar Manager e il Calendar Manager multiutente.
In questa fase è possibile scegliere la modalità multiutente per pianificare un meeting con più partecipanti.
Configurazione del meeting
Dopo aver selezionato la modalità multiutente, si apre una schermata dedicata alla configurazione dei partecipanti al meeting.
In questa schermata è necessario definire il gestore (host), ovvero l’utente che pianifica il meeting e ne è proprietario. L’host può essere sia un recruiter che un manager e non deve necessariamente essere sempre lo stesso utente.
Oltre al gestore, è possibile aggiungere altri partecipanti interni suddividendoli tra utenti obbligatori e utenti facoltativi. Gli utenti obbligatori devono essere disponibili affinché il meeting possa essere schedulato, mentre gli utenti facoltativi possono essere invitati ma non vengono considerati nel calcolo delle disponibilità.
Gestione delle disponibilità
Il sistema verifica automaticamente le disponibilità del gestore e degli utenti obbligatori e propone al candidato solo le date in cui tutti risultano disponibili.
Il candidato riceve una comunicazione contenente un link a una pagina dedicata, dalla quale può visualizzare le disponibilità e selezionare la data preferita.
Limiti di partecipazione
Il numero massimo di partecipanti al meeting è pari a 5 e include il gestore, il candidato e fino a 3 utenti interni tra obbligatori e facoltativi. Eventuali partecipanti esterni possono essere invitati solo se questo limite non è stato raggiunto.
Modifiche e riprogrammazione
Una volta pianificato, il meeting può essere riprogrammato tramite l’apposita funzione. Nel caso in cui sia necessario modificare i partecipanti, è invece necessario eliminare il meeting e pianificarlo nuovamente.
Se un meeting è già stato schedulato, il sistema consente comunque una nuova pianificazione, mantenendo traccia dello storico delle attività.
Disponibilità della funzionalità
La funzionalità è disponibile anche in Core Search, dove è possibile pianificare il meeting per un singolo candidato, mentre dalla posizione è possibile gestire la pianificazione anche su più candidati.
È importante che tutti gli utenti coinvolti, ad eccezione di quelli facoltativi, abbiano il Calendar Manager correttamente configurato. Gli utenti facoltativi possono invece essere aggiunti anche senza configurazione attiva.
Il Calendar Manager multiutente è disponibile per gli utenti che utilizzano Office 365 come provider e non è supportato per Google Workspace.