Oltre all’import massivo di un database raccolto in precedenza che viene effettuato una volta all’inizio del contratto, è possibile importare i candidati all’interno di una posizione ogni volta in caso di necessità (per esempio, a seguito di una ricerca attiva).
All’interno della pagina della posizione, sulla destra si trova la funzione Importa candidati che consente l'importazione di determinati profili tramite le opzioni Aggiungi candidato e Invita a candidarsi. Con la prima si potrà aggiungere nome, cognome e email, e il profilo del candidato comparirà nella lista. Mentre con la seconda si potrà caricare invece un file in formato .csv con i nominativi e le mail di più candidati e così facendo i candidati riceveranno l’invito a candidarsi alla posizione in questione. Perciò con Aggiungi candidato si aggiungerà semplicemente il profilo del candidato che potrà essere invitato a candidarsi tramite il menu a tendina, mentre con Invita a candidarsi si invierà direttamente per email il link per candidarsi alla posizione.
L'opzione Aggiungi candidato prevede prevede tre modalità: Inserimento singolo (che richiede la compilazione dei tre campi: nome, cognome, email di un singolo candidato), Importazione massiva (CSV Import) e AI Import*.
.
1. Il caricamento massivo avviene attraverso un file in formato .csv e permette di inserire nella posizione, oltre al nome, cognome e email del candidato, qualsiasi dato aggiuntivo tracciato attraverso i Dataset impostati nella posizione.
Per effettuare l’operazione, bisogna innanzitutto scaricare il template del file (attraverso il tasto Scarica modello) che andrà compilato con i dati dei candidati da importare.
È importante usare il template in quanto è strettamente legato alla posizione e, oltre a riportare le colonne relative ai campi inseriti, contiene, nella prima riga, i dati univoci riferiti alla posizione in questione. Il file da utilizzare è facilmente riconoscibile anche dal suo titolo composto dall’ID della posizione e dalla data e l’ora in cui viene scaricato.
Tra le colonne presenti nel file, le uniche obbligatorie da compilare sono nome, cognome e email del candidato, mentre le altre colonne possono eventualmente rimanere vuote.
Le altre colonne vanno compilate con il contenuto del relativo Dataset, con particolare attenzione al formato utilizzato per i seguenti tipi di dataset:
- Dataset con il tipo di risposta Scelta singola: inserire nella colonna il valore della risposta (per esempio, in un dataset con le opzioni di risposta “Sì” e “No”, inserire nella colonna Sì o No)
- Dataset con il tipo di risposta Scelta multipla: inserire nella colonna le risposte in formato: ["a","b"] (per esempio, per un candidato che ha selezionato “Inglese” e “Francese” in un ipotetico dataset relativo alle competenze linguistiche, il valore da inserire nella colonna del file sarà ["Inglese","Francese"]
- Dataset con il tipo di risposta Scelta Avanzata: inserire il valore e non l’opzione visualizzata, come da esempio:
Key; Value
EN; Inglese
FR; Francese
Il valore da inserire è EN o FR nel caso di scelta avanzata singola, mentre per scelta multipla avanzata ["EN","FR"]
- Le colonne relative ai dataset con opzione Scelta (sia singola che multipla) e Scelta Avanzata sono case sensitive, pertanto va rispettato il formato in cui le scelte sono inserite nel dataset (per esempio, se un’opzione di scelta comincia con una lettera maiuscola, deve essere riportata nello stesso modo anche nel file)
- Dataset con il tipo di risposta Intero (numero): assicurarsi che siano inseriti i numeri interi, altri formati di numeri o caratteri non sono ammessi
- Dataset con il tipo di risposta Data: inserire la data in uno dei formati dd/mm/YYYY o yyyy-mm-dd
Nel caso in cui all’interno del file di importazione dovessero esserci alcuni campi non compilati correttamente, il file sarà importato lo stesso, ad eccezione delle righe che riportano l’errore. In questo caso, l’utente riceverà via email una comunicazione contenente l’informazione sulla riga del file e l’indirizzo mail del candidato per il quale sono state inserite informazioni in formato errato.
Eventuali allegati (come CV o altri file) non sono sopportati e andrebbero caricati manualmente, una volta terminato l’import dei candidati.
È importante tenere in considerazione che nel caso di eventuali modifiche alla posizione, viene aggiornato anche il file che appunto riporta tutti i campi della posizione; pertanto, è importante scaricarlo nuovamente prima di cominciare a compilarlo.
A seguito dell’importazione massiva verranno aggiunte le nuove application ancora non presenti nella posizione. Per cui, nel caso di un’eventuale modifica alla posizione, le candidature con le mail già presenti non saranno aggiornate.
2. L’AI import consente di importare i CV dei candidati all’interno della posizione. Per ogni CV caricato, l’intelligenza artificiale creerà in automatico la corrispondente scheda del candidato compilata dei dati estrapolati dal CV e inseriti nei relativi Dataset.
Per utilizzare l’AI import occorre:
- Selezionare il file CV o i file CV da caricare tramite il tasto Scegli file (massimo 1000 file). I formati dei CV supportati sono pdf, docx, doc, txt, rtf, odt
- Cliccare in basso a destra sul tasto Inizia Importazione
- Uscirà un avviso di importazione che notificherà il caricamento (non chiudere o ricaricare la pagina finché il caricamento sarà concluso)
- Una volta terminato il caricamento, una mail verrà inviata per avvisare che l’importazione è stata avviata e una seconda mail verrà inviata quando tutti i CV/profili saranno caricati (tempo di caricamento circa 20 min). In questo processo di importazione i CV sono stati elaborati dall’AI, la quale ha creato in automatico dal CV la scheda del candidato compilata con le informazioni più importanti (Nome, Cognome, Email, numero di cellulare, indirizzo di residenza) più il file CV
- Le schede dei candidati estrapolate dai CV verranno raccolte nella cartella Manual Add del Riepilogo
*Questa funzione non è attiva di default nell’ambiente. Per attivarla contattare il proprio agente di riferimento.