nCore HR ha sviluppato uno strumento che permette ai propri clienti di affidare esternamente le ricerche. Questo significa che è possibile fare entrare all’interno del processo di selezione le persone che non hanno accesso alla piattaforma (per esempio, un’agenzia di lavoro, head hunter o collaboratori dell’azienda che normalmente non utilizzano nCore HR e vengono coinvolti solo per alcuni progetti).
Per aggiungere questo tipo di utenza bisogna innanzitutto aver creato un Sourcing all’interno della posizione per la quale si vuole ingaggiare una figura esterna. Con Sourcing, si intende un canale che potrà essere condiviso attraverso un link dedicato così da avere una traccia al livello statistico dei candidati che arrivano da questo canale.
Dentro alla posizione in alto a destra si trova, infatti, il tasto Crea sourcing:
Cliccando il tasto, si aprirà la finestra Aggiungi Sourcing dentro la quale bisognerà inserire il nome del canale e selezionare un colore che consentirà di identificare i candidati giunti da quel sourcing.
Una volta cliccato su Aggiungi, sotto il Riepilogo, apparirà la cartella Sourcing e per poter lavorarci all’interno e quindi utilizzare le opzioni di Condivisione, Recruiter esterni e Importa candidati, occorrerà cliccare sulla cartella interessata.
All’interno di quel Sourcing sarà possibile assegnare gli accessi ad uno o più utenti, cliccando su Recruiter esterni nel menu in alto a destra:
Nella schermata Gestisci la selezione con recruiter esterni bisogna inserire il nome, il cognome del recruiter esterno, il suo indirizzo mail che sarà associato all’utenza, le date di inizio e di fine validità del suo incarico ed eventualmente aggiungere una nota che verrà inserita all’interno dell'email inviata all’external recruiter:
Allo scadere della validità dell'incarico, il recruiter esterno sarà in grado di accedere alla piattaforma ma non avrà più possibilità di gestire la posizione in quanto lo stato di quest’ultima sarà cambiato in Expired.
Sempre nella schermata Gestisci la selezione con recruiter esterni si può decidere se abilitare per l’utenza che si sta creando alcune funzionalità:
Con il primo flag, il recruiter esterno può gestire i candidati all’interno della pipeline. Abilitando la pipeline, si dà possibilità all’utente di seguire il funnel di selezione stabilito, con eventuali relative azioni automatiche associate ad alcuni step.
Attenzione: se alcuni step della pipeline dovessero contenere degli automatismi, il recruiter esterno, spostando i candidati in quelli step, invierebbe a loro le comunicazioni e/o i dataset a nome del Cliente.
Nel caso in cui questa casella non venisse spuntata, il recruiter esterno sarebbe in grado di visualizzare solo la parte di Riepilogo riportante gli stati dei candidati (Inbox, In Progress, Non compliant ecc).
Con il secondo flag, il recruiter esterno può gestire tutti i candidati della posizione. Il flag permette a quest'ultimo di vedere e gestire tutti i candidati della posizione, arrivati quindi attraverso tutti i canali utilizzati dal Cliente per la promozione della posizione. In caso contrario, il recruiter esterno avrà possibilità di lavorare solo sui propri candidati.
Spuntando il terzo flag, il recruiter esterno può selezionare i candidati da assumere: si dà la possibilità all'utenza esterna di cliccare sulla coppetta e di definire così i candidati come "da assumere". In questo caso, i candidati selezionati saranno inseriti direttamente nella cartella "Scelti" nel Riepilogo. Questa azione da parte del recruiter esterno comporterà l'aggiornamento del dato Time to Hire nella parte Statistiche.
Spuntando il quarto flag, si abilita il recruiter esterno alla cancellazione dei candidati del sourcing. L’external recruiter dovrà selezionare le candidature da eliminare che potranno essere solo quelle provenienti dal proprio source e dal menu a tendina dovrà scegliere Cancella candidature.
È importante menzionare che tutte le azioni svolte dal recruiter esterno nella piattaforma (valutazione dei candidati, spostamenti dei candidati nei vari step della pipeline, compilazione degli Internal Dataset) vengono riportate in tempo reale nell’interfaccia del Cliente. In questo modo, quest'ultimo ha la visibilità completa delle azioni compiute dal recruiter esterno a cui è stata affidata la ricerca.
Utilizzando la funzionalità del Sourcing si potranno anche salvare le proprie Agenzie esterne a cui normalmente vengono affidate le ricerche.
Accedendo alla sezione Nodo > Setup > Advanced setup e scorrendo verso il basso, si troverà il box Sourcing esterno, visibile solo agli utenti abilitati alla gestione nella parte di Access Management > Role Management.
Nella sezione Sourcing esterno si potranno inserire tutte le External Recruiting Agency con cui abitualmente si lavora, in particolare cliccando su Crea nuova agenzia e aggiungendo il logo e i Nodi nei quali verranno attivate.
In questa parte, si potrà anche compilare il campo Nome mittente per le comunicazioni inviate dall'agenzia che consentirà di differenziare le comunicazioni mandate dall'agenzia esterna da quelle mandate dall'azienda stessa. Il nome inserito in quel campo apparirà infatti come mittente nelle seguenti mail inviate dal sourcing ai candidati:
- invito a candidarsi
- invito a completare la candidatura (a seguito di un manual add o di un quick apply)
- invito alla video intervista
A questo punto, quando si andrà a creare un Sourcing per una specifica posizione, si potrà decidere se associarlo ad una delle Agenzie esterne salvate, selezionandola dal menu a tendina Proprietà e specificandone eventualmente la filiale nel campo Nome.
L’utilizzo della sezione Sourcing esterno consentirà di tenere traccia della proprietà del dato del candidato, la quale rimarrà associata al candidato, anche nel caso in cui venisse clonato in una nuova posizione.