nCore HR ha sviluppato uno strumento che permette ai propri clienti di affidare esternamente le ricerche. Questo significa che è possibile fare entrare all’interno del processo di selezione le persone che non hanno accesso alla piattaforma (per esempio, un’agenzia di lavoro, head hunter o collaboratori dell’azienda che normalmente non utilizzano nCore HR e vengono coinvolti solo per alcuni progetti).
1. Creazione di un nuovo accesso esterno
Per affidare esternamente la ricerca dei candidati bisogna innanzitutto aver creato un Accesso all’interno della posizione. Con Accesso, si intende il canale esterno a cui è stata assegnata la ricerca dei candidati e che verrà riportato nelle statistiche in modo da tener traccia delle relative conversioni.
Dentro alla posizione in alto a destra si trova, infatti, il tasto Accessi esterni:
Cliccando il tasto, si aprirà una finestra con due opzioni: Nuovo accesso e Accessi disponibili (vedi paragrafo 2).
Selezionando Nuovo accesso e cliccando sul tasto Prosegui, apparirà la pagina per la creazione manuale di un nuovo accesso. Bisognerà quindi inserire il nome del canale e selezionare un colore che consentirà di identificare i candidati arrivati da quell'accesso.
Una volta cliccato su Aggiungi, sotto il Riepilogo, apparirà la cartella del nuovo accesso creato e per poter lavorare al suo interno e quindi utilizzare le opzioni di Condivisione, Recruiter esterni e Importa candidati, occorrerà cliccare sulla cartella interessata.
L’opzione di Condivisione consente di trasmettere il link della posizione al recruiter esterno che lo pubblicherà sui propri canali e i candidati provenienti da quei canali atterreranno direttamente nella cartella del canale, mentre l’opzione Importa candidati consente al recruiter di importare manualmente nel canale i candidati condivisi con lui dal recruiter esterno.
Queste due opzioni consentono quindi di raccogliere i candidati provenienti dalle ricerche esterne all’interno della posizione senza far lavorare direttamente in nCore il recruiter esterno.
Ad ogni modo, all’interno di quella cartella sarà anche possibile assegnare gli accessi ad uno o più utenti, cliccando su Recruiter esterni e in questo modo i recruiter esterni potranno lavorare all’interno della posizione in un’interfaccia dedicata:
Nella schermata Gestisci la selezione con recruiter esterni sono presenti due voci: Aggiungi manualmente e Accessi disponibili (vedi paragrafo 2).
Cliccando su Aggiungi manualmente bisognerà inserire il nome, il cognome del recruiter esterno, il suo indirizzo mail che sarà associato all’utenza, le date di inizio e di fine validità del suo incarico ed eventualmente aggiungere una nota che verrà inserita all’interno dell'email inviata all’external recruiter:
Allo scadere della validità dell'incarico, il recruiter esterno sarà in grado di accedere alla piattaforma ma non avrà più possibilità di gestire la posizione in quanto lo stato di quest’ultima sarà cambiato in Expired.
Sempre nella schermata Gestisci la selezione con recruiter esterni si può decidere se abilitare per l’utenza che si sta creando alcune funzionalità:
Con il primo flag, il recruiter esterno può gestire i candidati all’interno della pipeline. Abilitando la pipeline, si dà possibilità all’utente di seguire il funnel di selezione stabilito, con eventuali relative azioni automatiche associate ad alcuni step.
Attenzione: se alcuni step della pipeline dovessero contenere degli automatismi, il recruiter esterno, spostando i candidati in quelli step, invierebbe a loro le comunicazioni e/o i dataset a nome del Cliente.
Nel caso in cui questa casella non venisse spuntata, il recruiter esterno sarebbe in grado di visualizzare solo la parte di Riepilogo riportante gli stati dei candidati (Inbox, In Progress, Non compliant ecc).
Con il secondo flag, il recruiter esterno può gestire tutti i candidati della posizione. Il flag permette a quest'ultimo di vedere e gestire tutti i candidati della posizione, arrivati quindi attraverso tutti i canali utilizzati dal Cliente per la promozione della posizione. In caso contrario, il recruiter esterno avrà possibilità di lavorare solo sui propri candidati.
Spuntando il terzo flag, il recruiter esterno può selezionare i candidati da assumere: si dà la possibilità all'utenza esterna di cliccare sulla coppetta e di definire così i candidati come "da assumere". In questo caso, i candidati selezionati saranno inseriti direttamente nella cartella "Scelti" nel Riepilogo. Questa azione da parte del recruiter esterno comporterà l'aggiornamento del dato Time to Hire nella parte Statistiche.
Spuntando il quarto flag, si abilita il recruiter esterno alla cancellazione dei candidati del sourcing. L’external recruiter dovrà selezionare le candidature da eliminare che potranno essere solo quelle provenienti dal proprio source e dal menu a tendina dovrà scegliere Cancella candidature.
È importante menzionare che tutte le azioni svolte dal recruiter esterno nella piattaforma (valutazione dei candidati, spostamenti dei candidati nei vari step della pipeline, compilazione degli Internal Dataset) vengono riportate in tempo reale nell’interfaccia del Cliente. In questo modo, quest'ultimo ha la visibilità completa delle azioni compiute dal recruiter esterno a cui è stata affidata la ricerca.
2. Abilitare le ricerche ad accessi disponibili
Oltre alla creazione manuale, è possibile anche generare dei template di Accessi esterni che vengono messi a disposizione dei recruiter a seconda della visibilità dei nodi.
Nella sezione Nodo > Setup > Advanced Setup > Ricerche esterne si trova il box Proprietà dei dati in cui possono essere salvate le agenzie esterne a cui normalmente vengono affidate le ricerche dei candidati, dei quali detengono la proprietà dei dati. Cliccando sul tasto Crea proprietà dei dati bisognerà aggiungere il nome dell’agenzia ed eventualmente inserire il logo.
In questa parte, si potrà anche compilare il campo Nome mittente per le comunicazioni inviate dall'agenzia che consentirà di differenziare le comunicazioni mandate dall'agenzia esterna da quelle mandate dall'azienda stessa. Il nome inserito in quel campo apparirà infatti come mittente nelle seguenti mail inviate dal sourcing ai candidati:
- invito a candidarsi
- invito a completare la candidatura (a seguito di un manual add o di un quick apply)
- invito alla video intervista
A questo punto, quando si andrà a creare il template per gli Accessi esterni, si potrà assegnare la proprietà dei dati dei candidati a una delle agenzie aggiunte in questa parte.
Nel box Accessi esterni si potrà generare uno o più template di accessi che potranno essere utilizzati e attivati all’interno delle posizioni create in nCore.
Per creare un template occorre cliccare sul tasto Crea accesso esterno e compilare le informazioni richieste nei 5 step che appaiono:
- Nel primo step sono obbligatori il Nome del template e il Colore, mentre Descrizione, Tag e periodo di validità del template sono facoltativi;
- Nel secondo step si può assegnare la proprietà dei dati a una delle agenzie aggiunte nel box Proprietà dei dati;
- Nel terzo step bisogna obbligatoriamente aggiungere i recruiter esterni appartenenti a questo accesso, i quali saranno poi attivabili all’interno delle posizioni;
- Nel quarto si definisce la visibilità del template e il suo utilizzo nei Nodi dell’alberatura;
- Il quinto step riporta il riepilogo di quello che è stato impostato.
Entrando in una posizione e cliccando il tasto Accessi esterni si potrà decidere se creare un Nuovo accesso (vedi paragrafo 1) oppure se attivarne uno tra quelli già disponibili nei template creati nel Setup (Accessi disponibili).
Cliccando su Accessi disponibili, si aprirà una finestra con 3 step:
- Nel primo step si ha la possibilità di selezionare uno o più template tra quelli creati nel Setup;
- Nel secondo step si avrà visibilità dei recruiter esterni presenti nei template selezionati. Per fornirgli un accesso sarà necessario cliccare sull’apposito flag e definire la data di inizio e fine di validità della ricerca affidata (i recruiter esterni selezionati riceveranno la mail di invito da nCore)
-Nel terzo step si vedrà il riepilogo di quello che è stato impostato
La ricerca affidata agli accessi disponibili apparirà in forma di cartella sotto il Riepilogo. Cliccando sulla cartella e sul tasto in alto a destra Recruiter esterni, si potrà comunque decidere se aggiungere manualmente gli accessi dei recruiter esterni (Aggiungi manualmente) oppure se attivare gli Accessi disponibili dal template.
*Questa funzione non è attiva di default nell’ambiente. Per attivarla contattare il proprio agente di riferimento.