Video intervista asincrona
In nCore HR i candidati possono essere invitati sia alla video intervista asincrona che sincrona.
La prima, come descritto nella parte di Creazione della posizione, può essere introdotta direttamente nella posizione oppure inviata separatamente, selezionando il candidato o i candidati nella lista all’interno della posizione e cliccando quindi dal menu a tendina Invita a > Video Intervista.
Quest’ultima opzione consente anche di rinviare la video intervista al candidato nel caso in cui ci fossero stati dei problemi in fase di registrazione.
Infatti, all’interno del profilo del candidato, in alto a destra, è possibile rivedere la video intervista registrata (tramite il tasto Play ). Nel caso si volesse annullarla e rinviarla al candidato per la registrazione, si potrà cliccare sul simbolo del cestino
in basso a destra.
Dal punto di vista del candidato, la registrazione della video intervista è molto semplice ed intuitiva. Una volta finito sulla pagina dell’intervista, visualizzerà, innanzitutto, il messaggio di benvenuto con un’eventuale video-presentazione dell’azienda (se impostata in fase di SetUp). Cliccando su Procedere, il candidato si troverà sulla pagina relativa ai settaggi tecnici. nCore HR procederà a controllare la compatibilità del browser utilizzato, il microfono e la web cam, nonché la qualità di connessione. Finiti i settaggi, sarà necessario registrare e rivedere il video di prova, dopodiché sarà possibile cliccare su Procedere con il tutorial.
Il tutorial dura pochi secondi e spiega esattamente come funziona l’interfaccia della video intervista. Se necessario, può essere riascoltato, altrimenti sarà possibile cliccare su Iniziare video intervista per proseguire con la registrazione.
nCore HR permette di inserire un numero illimitato di domande nella fase di Position Setup, che appariranno al candidato una dopo l’altra, con il relativo tempo di preparazione e di risposta. Al termine della registrazione, il sistema comunicherà al candidato quando potrà chiudere la pagina.
Video intervista sincrona
All’interno della piattaforma è stata integrata anche l’interfaccia per la video intervista sincrona.
Per organizzare la live interview occorre all’interno della posizione selezionare uno o più candidati e dal menu a tendina andare in corrispondenza della voce Live Meeting, dove si potrà pianificarla al momento Ora (al candidato verrà mandato per email il link di collegamento in tempo reale) oppure manualmente tramite Pianificazione manuale (occorrerà impostare manualmente la data e l’ora).
Nella colonna del Datatable Ultima live visibile nella lista dei candidati, quando si organizza una live apparirà l’icona di colloquio programmato con il link per accedere direttamente alla live che successivamente verrà sostituita dall’icona di colloquio svolto. Per entrambe le icone viene visualizzata la data e l’ora del colloquio.
Nel caso della Pianificazione manuale il recruiter riceverà la conferma via mail con in allegato il file ICS da salvare nel calendario personale. Anche il candidato, a sua volta, riceverà la mail di conferma con la data e l’orario del meeting che potrà salvare nel calendario.
Il candidato, una volta ricevuto l’invito, potrà collegarsi al meeting, nel giorno e orario stabiliti, attraverso il link disponibile nella mail ricevuta. In attesa dell’intervistatore il candidato finirà nella Waiting Room della video intervista (anch’essa può essere personalizzata con il logo e l’immagine di sfondo dell’azienda).
Quando si sarà collegato anche il recruiter, si potrà procedere con la video intervista live. Nel caso in cui il recruiter dovesse selezionare l’opzione di registrazione del meeting, al candidato uscirà la richiesta di autorizzazione alla registrazione, che potrà consentire o negare.
Per automatizzare e semplificare l’inoltro dell’invito al colloquio da remoto, è possibile utilizzare la funzionalità del Calendar Manager*.
Sincronizzando il calendario personale con il Calendar Manager, sarà possibile mandare in automatico ai candidati delle proposte di invito sulla base delle disponibilità riconosciute dal sistema nel proprio calendario (Selezionare il candidato > menu a tendina > Live Meeting > Calendar manager).
Il candidato riceverà quindi l’invito per email e dovrà selezionare una data tra quelle proposte e in questo modo il meeting verrà salvato automaticamente nel suo calendario e nel calendario del recruiter.
Una volta entrati nella video intervista sincrona si avranno a disposizione tutta una serie di impostazioni.
Il colloquio online, infatti, potrà esser registrato dal recruiter con l’apposito tasto Recording nella parte bassa della pagina, e la registrazione apparirà di conseguenza nella lista dei candidati all’interno della posizione in corrispondenza dei Dettagli (il candidato dovrà comunque esprimere il proprio consenso).
Inoltre, tramite l’apposito tasto si potrà avviare un timer visibile solo al recruiter che farà partire un countdown, la cui durata potrà essere definita in un intervallo tra i 5 e i 60 minuti.
Nella parte bassa della live interview, invece, verranno specificati nome e cognome del candidato, titolo della posizione e step della pipeline in cui si trova. Cliccando sullo step della pipeline sarà possibile eventualmente spostare il candidato direttamente da questa sede in un altro step.
In aggiunta, possono essere invitati anche più partecipanti (ad. esempio dei manager) attraverso il seguente simbolo .
Anche durante la video intervista si avrà comunque accesso alla scheda personale del candidato.
In questo modo è possibile annotarsi dei feedback nelle Note, compilare gli Internal Dataset con le informazioni da tracciare ed avere quindi accesso a tutti i dati del candidato (Overview, Questions, Map ecc.).
* Calendar Manager
Per connettere il Calendar manager bisogna andare nel proprio profilo in alto a destra (Ciao, XXX) e cliccare su Calendar manager. Dal menu a tendina Tipo di account è necessario selezionare Office o Gmail e poi cliccare su Imposta account.
Per quanto riguarda Office, affinché l'integrazione di Outlook con nCoreHR funzioni, la licenza deve contenere l'accesso a un ambiente Azure AD.
Nella parte che segue Disponibilità si possono impostare ulteriormente le proprie disponibilità, selezionando le fasce orarie e poi Aggiorna disponibilità (il sistema leggerà sia queste disponibilità che quelle del calendario personale).
In Opzioni avanzate, invece, si possono definire: la durata della video intervista, quante opzioni di invito mandare, tempo di scadenza dell’invito ecc. Cliccando su Aggiorna si avrà la possibilità di usare quindi il Calendar manager, secondo le impostazioni qui definite. Il sistema invierà ai candidati una mail con le proposte e la possibilità di rischedulare (almeno una volta). Il candidato poi dovrà cliccare su una delle date proposte e il sistema invierà il link d’accesso.