I ruoli e le utenze vengono settati nella sezione di Access Management:
Nella Gestione Utenti si avrà visibilità sulla lista delle utenze inserite che potrà essere filtrata per tipo di licenze (Recruiter o Manager), per ruolo sulla base di quelli che sono stati creati, per stato utente (tutti gli stati, bloccato, sbloccato, abilitato, disabilitato) e infine per Nodo assegnato.
NB: Nell’elenco gli utenti bloccati dall’Admin verranno evidenziati in rosso, mentre in arancione verranno segnalati quelli che sono stati momentaneamente disabilitati a causa dei molti tentativi di accesso falliti. In quest’ultimo caso, per abilitarli nuovamente, gli utenti dovranno resettare la propria password, cliccando sul tasto Forgot Password? nella pagina di Login.
In nCore HR si possono avere due tipi di licenza: quella di Recruiter e di Manager. La prima viene abilitata a precise funzioni in base al ruolo creato e poi assegnato, mentre la seconda consentirà ai manager di avere accesso alla piattaforma con funzioni limitate a:
- visualizzazione delle statistiche di nodo;
- gestione modelli di posizione;
- compilazione Internal Dataset;
- valutazione dei candidati dentro al profilo;
- selezione del candidato attraverso il tasto della coppetta
;
- visualizzazione dei processi autorizzativi;
- connessione e utilizzo del Calendar Manager;
- organizzazione Live Interview con i candidati.
Il numero di licenze a disposizione per recruiter e manager viene definito da contratto e verrà visualizzato all’inizio della pagina con l’indicazione delle utenze a disposizione e di quelle effettivamente utilizzate:
Nel caso in cui si fosse intenzionati ad aggiornare il numero di licenze, si potrà cliccare sul tasto Aggiungi licenze e la richiesta verrà inoltrata ad un referente commerciale di nCore HR:
Una volta effettuato l’upgrade, si potrà aggiungere la nuova utenza con il tasto Aggiungi nuovo utente. Per ogni nuova utenza si dovrà inserire nome, cognome, email, tipo di licenza (Recruiter o Manager), tipo di ruolo (che prevede determinate funzioni/abilitazioni definite liberamente all’interno dell’ambiente), e infine bisognerà stabilirne l’accesso, quindi se l’utenza avrà la visibilità di tutti i Nodi o solo di determinati:
Per assegnare l’accesso sarà necessario selezionare i Nodi dell’alberatura: per dare l’accesso a tutti i Nodi bisognerà flaggare solo il Nodo Padre, mentre per dare l’accesso solo a determinati Sotto-Nodi bisognerà selezionare i Sotto-Nodi specifici.
La nuova utenza comparirà nella lista di seguito dove si avranno a disposizione le opzioni per modificare, bloccare oppure eliminare l’utente (il blocco è solo uno stato momentaneo, mentre l’eliminazione sarà permanente). Con il tasto Sposta invece si potranno assegnare le posizioni ad un’altra utenza (ad esempio in caso di cancellazione utente):
Le stesse opzioni si trovano nel menu a tendina Seleziona elemento/i e scegli un’azione in alto alla lista, consentendo quindi di attivarle su più utenti alla volta in base a quelli selezionati dalla lista:
Gli utenti cancellati con il tasto Elimina finiranno nel box Utenti cancellati alla fine della pagina e andranno a scalare il totale delle utenze utilizzate del recruiter o del manager, a seconda di quale fosse la licenza assegnata all’utenza eliminata. Le utenze cancellate potranno essere ripristinate con il tasto Ripristina oppure dal menu a tendina, andando quindi ad aumentare nuovamente il totale delle utenze inserite, e ciò sarà possibile solo entro 90 giorni, trascorsi i quali l’utenza non riabilitata verrà cancellata definitivamente:
Nella Gestione Ruoli, invece, si potranno creare i ruoli degli utenti con licenza recruiter, consentendo quindi di definire liberamente le funzioni/abilitazioni degli utenti sulla base del ruolo assegnato.
Di default si avrà a disposizione il ruolo di Admin, a cui sono già state attivate tutte le funzioni (nel caso in cui si intenda modificare le abilitazioni, basterà cliccare su Modifica).
Per creare nuovi ruoli, invece, si dovrà cliccare su Aggiungi nuovo ruolo. Nella pagina che si apre sarà necessario inserire il nome del ruolo nel campo Nome e poi selezionare le funzioni a cui si vuole abilitare il ruolo che si sta creando.
Sulla destra sarà presente per ogni funzione una breve descrizione, oltre che a un tooltip con un’indicazione grafica. In basso a destra, poi, bisognerà cliccare su Aggiungi e il nuovo ruolo apparirà nella lista dei ruoli sotto ad Admin.
Infine, per effettuare il primo accesso, si dovrà condividere con l’utente appena aggiunto il seguente link https://app.ncoreplat.com/login. L’utenza dovrà cliccare su Forgot Password? nel form che appare, inserire la mail e, di conseguenza, riceverà una mail dal sistema con cui potrà cambiare la password. Con la nuova password e la propria mail potrà infine entrare nell’ambiente sempre accedendo al link riportato sopra.
I passaggi appena descritti sono necessari per tutti i primi accessi.
È inoltre possibile attivare l’accesso con Single Sign-On (SSO) per utenti che utilizzano Office 365 e Google Workspace. In questo modo è possibile accedere alla piattaforma in automatico, senza dover inserire la username e la password. Per abilitare il SSO, il cliente deve fornire al team tecnico di nCore il Tenant ID da utilizzare.
Come cambiare master account
Il Master Account è l'utenza a cui è intestato l'ambiente e solitamente corrisponde alla persona che ha firmato il contratto con nCore HR.
I privilegi del Master account, rispetto ad altri utenti, sono:
- L'impostazione del retention period, che determina il periodo di conservazione dei dati dei candidati all’interno dell’ambiente, al termine del quale dovranno essere rinnovati oppure eliminati;
- La visualizzazione dell’Audit log, ovvero la sezione che tiene traccia di tutte le attività effettuate dagli utenti dell’ambiente.
Qualora in via eccezionale ci fosse necessità di cambiare il Master Account, bisognerà mettersi in contatto con la persona di rifermento in nCore HR e via email:
- Trasmetterle la conferma del precedente Master Account di effettuare il passaggio al nuovo utente specificandone nome, cognome e email. La persona di riferimento in nCore HR provvederà a condividere la conferma con il team tecnico che effettuerà il cambio di Master Account
- Nel caso in cui il precedente Master Account non fosse reperibile, allora bisognerà far trasmettere la conferma di passaggio dalla persona di riferimento che ha firmato il contratto
- Se anche il firmatario non dovesse essere raggiungibile, allora la conferma di passaggio dovrà essere comunicata su carta intestata dal procuratore dell’azienda.