Ogni posizione ha le proprie caratteristiche, di conseguenza anche i dati richiesti al candidato possono essere differenti. Con nCore HR si possono creare in modo semplice ed immediato i set di dati che devono essere forniti da ogni candidato. Questo significa che sarà possibile effettuare una ricerca per un dato specifico su tutti i candidati presenti nel sistema.
In nCore HR esistono 3 tipi di Dataset:
- Dataset di candidato;
- Internal Dataset;
- Internal Position Dataset.
Tutti i Dataset possono essere configurati all'interno della pagina principale chiamata Nodo, nella sezione Setup.
Il Custom Dataset (Dataset di candidato)
I Custom Dataset (Nodo > Setup > Custom Dataset > Add new dataset), o Dataset “di prima pagina”, sono informazioni da chiedere al candidato durante il primo step della candidatura. Queste informazioni possono essere dati personali, CV, documenti, o altri tipi di dati che servono per iniziare a classificare i candidati in base al profilo che si sta cercando.
Creare un dataset è molto semplice e intuitivo, nel caso di dubbi è possibile consultare i tooltips con la spiegazione dettagliata della funzionalità di quel determinato campo.
I campi in rosso sono obbligatori da compilare, mentre gli altri sono facoltativi.
Per creare un dataset è sufficiente inserire le seguenti informazioni:
- Categoria: Per ordinare i dataset presenti nella piattaforma, soprattutto se sono numerosi, è utile compilare il campo Categoria. Questo strumento permette di organizzare i Dataset in categorie così che siano facilmente ricercabili in fase di creazione della posizione.
Questa informazione è visibile solo nella parte backend (non è presente nell’area candidato).
- Info Tooltip: breve descrizione del dataset, serve per fornire maggiori informazioni sullo scopo del dataset, utili durante la scelta del dataset nel secondo step della creazione di posizione.
Questa descrizione non viene mostrata nella parte pubblica rivolta al candidato.
- Traduzione: in questa parte si inseriscono le traduzioni del dataset nelle lingue in cui verrà utilizzato. È possibile tradurlo in tutte le opzioni di lingua che appaiono. Per esempio, per creare una posizione in lingua spagnola, è necessario tradurre anche i dataset utilizzati, compilando i campi sotto il tab della relativa lingua (“ES”).
Se il dataset non viene tradotto nella lingua della posizione, nella lista dei dataset apparirà questo messaggio: "Dataset non disponibile in questa lingua" e di conseguenza non sarà possibile pubblicare la posizione con all’interno quel dataset. - Nome Dataset: da compilare con il titolo del Dataset che comparirà nella parte pubblica. Per esempio: Informazioni personali / Curriculum / Categoria professionale...
- Descrizione: qui si inserisce il testo che spiega al candidato il dato richiesto durante la compilazione del Dataset. Per esempio: “Inserisci la tua categoria professionale”.
- Tipo di campo: il formato della risposta che andrà a inserire il candidato, in base al tipo di domanda che viene fatta (aperta o chiusa, con risposte multiple ecc). Le opzioni di risposta sono le seguenti:
-
testo (campo di testo libero su singola riga. Massimo 5000 caratteri);
-
textarea (campo di testo libero multi riga. Massimo 5000 caratteri);
-
intero (numero);
-
url;
-
email;
-
data;
-
scelta tra opzioni predefinite* ** (con risposta singola o multipla);
-
scelta avanzata* ** (con possibilità di assegnare a ogni risposta un codice, non visibile al candidato, ma associata al valore della risposta, così da poter trasferire questo dato su un eventuale altro gestionale);
-
possibilità di caricare un file.
- Nome del campo: nome del campo relativo alla risposta. Un dataset può contenere più di un campo, con la possibilità di attribuire a ognuna un formato diverso. Per esempio, creando il dataset “Titolo di studio”, è possibile creare un campo chiamato “scegli il tuo titolo di studio” il formato di risposta “scelta” e un altro campo “file”, dove il candidato può caricare il proprio documento relativo al titolo di studio conseguito.
- Il box Richiesto identifica se il dataset in questione sarà obbligatorio o facoltativo per la compilazione.
- Il box Mostra in Datatable determina la visibilità della colonna del dataset nella lista dei candidati. In questo caso, è possibile decidere se mostrare o nascondere alcune informazioni sui candidati raccolti già in fase di preview, senza dover entrare nel profilo del candidato.
*Selezionando Scelta tra opzioni predefinite e Scelta avanzata come Tipo di Campo, appariranno in automatico tre box: Multiplo, Espanso e Ricercabile.
Con il flag Multiplo si potrà selezionare più di una risposta, con il flag Espanso le opzioni non saranno disposte a menù a tendina ma saranno tutte graficamente visibili e infine con il flag Ricercabile si potrà facilitare la ricerca della risposta tra le numerose opzioni digitando le prime lettere della risposta e visualizzandola così istantaneamente.
**Selezionando il tipo di risposta Scelta, sarà possibile inserire le opzioni di risposta manualmente nel campo Scelte oppure caricarle in modo massivo. In quest'ultimo caso, cliccando su Importa le scelte da un file e selezionando il file preparato in precedenza (in formato .csv o .txt), le opzioni verranno caricate in automatico. Per vedere come deve essere strutturato il file, è possibile scaricare un esempio dal tasto Download Example.
Per inserire i Dataset creati all’interno di una posizione, è possibile trascinarli dalla colonna sinistra (dataset disponibili) a quella destra (dataset selezionati) nello step 2 di creazione della posizione.
I Dataset evidenziati in rosso sono dataset fissi, che possono essere impostati nella parte Nodo > Setup > Advanced Setup > Fixed Datasets. In questo modo, i dataset resi fissi verranno inseriti di default nel processo di creazione di una nuova posizione.
I Dataset creati in questa sezione potranno essere utilizzati anche negli automatismi della Pipeline.
Una volta settato e inserito nella posizione, il dataset apparirà nel secondo step della candidatura (quello che appare, se attivato, dopo che il candidato abbia inserito il nome, cognome e la mail nella landing page della posizione).
Per poter procedere con la candidatura, il candidato dovrà compilare, almeno, i dataset obbligatori (quelli contrassegnati con un asterisco).
Internal Dataset
Si configura in Nodo > Setup > Custom Datasets e viene creato seguendo gli stessi passaggi descritti prima. Per renderlo “Internal” basta cliccare sul box Internal Dataset presente in fondo alla pagina a sinistra.
Nella creazione dell’Internal Dataset può essere specificato per quali ruoli utente quel Dataset può essere visibile. Quando viene creato un Dataset, infatti, se si spunta l'opzione Internal Dataset, compare una nuova spunta Mostra a tutti i ruoli per rendere visibile il Dataset a tutti i ruoli.
Togliendo quest'ultima spunta, invece, compare un box Seleziona i ruoli a cui mostrare il dataset dove è consentito specificare i ruoli per i quali il Dataset deve essere visibile (in questo caso almeno un ruolo deve essere selezionato).
Oltre al flag Mostra a tutti i ruoli apparirà anche quello Mostra ad external recruiter che renderà visibile l’Internal Dataset ai recruiter esterni (se coinvolti nella ricerca): spuntando la casella si darà la possibilità ad eventuali recruiter esterni di compilare le schede di valutazione del candidato direttamente nell'interfaccia a loro dedicata.
Una volta creato, l’Internal Dataset dovrà essere attivato per la posizione nell’ultima fase di settaggio di posizione Aggiungi posizione > Riepilogo > Impostazioni avanzate > Selected internal dataset.
Pubblicando poi la posizione, l’Internal datatset sarà visibile nel profilo del candidato, insieme alle altre informazioni raccolte dai Dataset di prima pagina e degli automatismi della pipeline.
La principale differenza tra i due tipi di Dataset è che il Custom Dataset viene compilato dal candidato, mentre l'Internal Dataset dal recruiter.
Questo tipo di Dataset, di conseguenza, potrà essere utilizzato per raccogliere informazioni più sensibili sul candidato, come le aspettative salariali o altre informazioni che non sono richieste solitamente attraverso un questionario, ma attraverso un’intervista dal vivo o un colloquio telefonico.
Altrimenti gli Internal dataset possono essere usati come valutazioni interne del candidato che possono essere condivise con altri recruiter o manager.
Per condividere un Internal Dataset, basta inserire l'indirizzo e-mail della persona, la quale di conseguenza riceverà il Dataset da compilare insieme al profilo del candidato.
Una volta che il recruiter o il manager hanno finito di completare l’Internal Dataset, l'utente riceverà una notifica via email e potrà vedere le risposte in tempo reale.
Internal Position Dataset
Si configurano in Nodo > Setup > Advanced Setup > Internal Position Dataset.
La pagina di settaggio di questo tipo di Dataset è molto simile a quella dei Dataset “normali”; dovranno perciò essere compilati necessariamente i campi in rosso (se si utilizzasse il tipo di risposta Scelta, nel caso degli Internal Position Dataset, sarà solo possibile caricare massivamente le opzioni di risposta cliccando su Importa le scelte da un file, in quanto questo tipo di Dataset non supporta l’inserimento manuale).
Questi due tipi di Dataset differiscono, però, nella funzionalità, in quanto gli Internal Position Dataset possono essere utilizzati per raccogliere informazioni sulle posizioni create in nCore HR (tipo di quadro contrattuale, tipo di contratto, tipo di profilo ecc.).
Inoltre, cliccando il box Show in datatable durante la creazione degli Internal Position Dataset, sarà possibile rendere visibili alcuni dati su quella posizione nella lista delle posizioni pubblicate.
Selezionando, invece, l'opzione Filtro in pagina job board si consentirà ai candidati di usare l'Internal Position Dataset in questione come filtro nella Board di tutte le posizioni pubblicate che viene integrata e resa visibile all'interno del proprio sito aziendale tramite il link Board con filtri (reperibile dalla sezione Branding > Link utili).
Gli Internal Position Dataset saranno poi da attivare nell’ultimo step di creazione della posizione, trascinandoli da sinistra verso destra, Riepilogo > Impostazioni avanzate > Internal position dataset.
In alternativa possono essere resi fissi per tutte le posizioni andando in Nodo > Setup > Advanced setup > Fixed dataset e spostandoli sempre da sinistra verso destra.
Di conseguenza gli Internal position dataset saranno quindi visibili in Posizioni > Nuova posizione e nella Datatable della lista di posizioni, dove si possono rendere visibili gli Internal Position Dataset compilati durante la creazione della posizione (se durante la creazione del Dataset si è scelta l’opzione Show in datatable).