Il trattamento dei dati dei candidati viene gestito in nCore HR all’interno della sezione Conservazione dei dati che sarà visibile solo al Master Account accedendo a Nodo > Setup > Advanced Setup.
Nel box relativo alla Data Retention dovrà esser definito il periodo di conservazione dei dati dei candidati all’interno dell’ambiente, al termine del quale dovranno essere quindi rinnovati oppure eliminati.
La cancellazione può essere automatica oppure manuale. Tramite il campo Conservare i dati si potrà infatti stabilire se mantenere i dati scaduti (Sì, mantieni i dati delle candidature una volta scaduti) e cancellarli manualmente oppure procedere con la cancellazione automatica (No, non conservare i dati delle candidature una volta scaduti).
Se viene impostato Sì, mantieni i dati delle candidature una volta scaduti, per poter cancellare i candidati, occorrerà accedere alla sezione Candidati, ovvero il CoreSearch, dove si potranno filtrare le candidature da eliminare e, selezionandole, si potrà spostarle nel cestino cliccando nel menu a tendina la voce Sposta nel cestino.
Dopodichè dal cestino, che si trova in alto a sinistra sempre nella sezione Candidati, si potranno selezionare nuovamente i candidati ed effettuare la "Hard delete" dei dati cliccando dal menu Cancella definitivamente.
Tornando alla sezione Conservazione dei dati, è possibile anche decidere di conservare solo i dati delle candidature selezionate tramite il tasto della Coppa in modo da mantenerne lo storico. In alternativa, una volta scadute, si potrà decidere di cancellarle in automatico come i dati delle altre candidature:
Sempre in questa sezione è possibile stabilire che vengano inviate o meno delle notifiche ai candidati per avvisarli che i loro dati stanno per essere cancellati.
Nel caso in cui si voglia mandare le comunicazioni, bisognerà definire quando il sistema manderà in automatico la prima e la seconda email di avviso di cancellazione dei dati (il tempo indicato si riferisce a quanto tempo prima della scadenza dei dati il sistema deve inviare le email).
I template della prima e seconda email di avviso sono disponibili e modificabili nella sezione Nodo > Template > Candidate experience > Others > GDPR. I messaggi di queste comunicazioni avvisano il candidato che il limite per la conservazione dei suoi dati è in scadenza e che per permettere all’azienda di mantenerli più a lungo dovrà effettuare una nuova candidatura.
Nel caso in cui il candidato richiedesse la cancellazione dei proprio dati personali prima della scadenza di Data Retention, si potrà reperire il link Delete my data dalla sezione Nodo > Branding > Link utili > "Delete my data" request link. Copiando il link e condividendolo con il candidato, si consentirà a quest’ultimo di accedere alla pagina per la cancellazione (la preview è disponibile tramite il tasto Apri in una nuova scheda) in cui dovrà inserire la propria email e, così facendo, il sistema eliminerà in automatico tutti i suoi dati.
I relativi Template del link Delete my data sono modificabili accedendo sempre a Nodo > Template > Candidate experience > Others > Delete my data > Start.
In alternativa, la cancellazione dei dati del candidato su richiesta può essere effettuata tramite il Core Search. Dal Nodo Padre bisognerà: ricercare la mail del candidato, cliccare su Estrai risultati, selezionare il candidato in questione, scegliere dal menu a tendina Spostare nel cestino, cliccare in alto alla pagina del Core Search la voce Cestino e infine selezionare nuovamente la candidatura e scegliere Cancella definitivamente dal menu.
Quando i dati di un candidato sono in scadenza, sette giorni prima della cancellazione appare un’icona gialla a fianco del nome nella lista dei candidati, evidenziando che il candidato sta per essere cancellato; mentre compare un’icona rossa
se il candidato è già in cancellazione (48 ore prima).
Se il candidato è in scadenza e appare l’icona gialla, si ha la possibilità di inviare una mail per invitarlo a rinnovare i propri dati che può essere inviata una volta al giorno per sette giorni.
Per inviare la mail, bisogna entrare nel profilo del candidato e cliccare il tasto Invia Richiamo che si trova a fianco dell’indicazione della data di scadenza. La stessa mail verrà anche tracciata nella Timeline del candidato, dove verrà anche riportato se il candidato ha confermato il mantenimento dei propri dati nell’ambiente.