La Hiring Pipeline è un funnel di selezione i cui step rappresentano le fasi del processo di selezione che porta all’assunzione dei candidati.
La pipeline viene configurata in Nodo > Setup > Advanced Setup > Pipeline templates.
Per creare una nuova pipeline basta cliccare su Aggiungi nuova Pipeline e nella pagina che si apre inserire il titolo della pipeline nel campo in rosso Nome (quest’ultimo sarà poi visibile dentro la posizione passando con il cursore sul Tooltip a disposizione ).
Di seguito sarà necessario creare lo step che si desidera, aggiungendo nei campi Nome interno e Title il nome che si vuole attribuire alla prima fase di selezione, ad esempio: Nome interno= Primo screening e Titolo= Primo screening.
Nel campo Colore, invece, viene definito il colore dello step che verrà associato ai profili dei candidati trascinati in quella fase e, infine, con il box È obbligatorio si potrà stabilire che i candidati vengano spostati obbligatoriamente in questa precisa fase prima di poter esser mossi in quelle successive.
Per aggiungere lo step successivo, invece, basterà cliccare su Add Pipeline step.
Una volta creati tutti gli step della pipeline, bisognerà cliccare in basso a destra su Salva.
È possibile effettuare delle modifiche alla pipeline cliccando su Modifica (Nodo > Setup > Advanced Setup > Pipeline templates), ma i cambiamenti in questione non saranno visibili per le posizioni già pubblicate, bensì varranno solo per quelle successive alle modifiche salvate.
Per vedere il dettaglio di ogni pipeline, sarà sufficiente cliccare sul tooltip . In questo modo si avrà a disposizione la preview di tutti gli step della pipeline con l’indicazione di eventuali automatismi impostati (comunicazioni
o dataset
). Questa funzione è utile per quegli utenti che hanno ruoli limitati all'interno della piattaforma oppure utilizzano le pipeline impostate in nodi superiori e quindi non dispongono delle policy per modificale. In questo modo avranno visibilità sul contenuto della pipeline senza dover accedere alla schermata di dettaglio.
Una volta configurata la pipeline sarà necessario associarla a una determinata posizione in fase di Setup posizione (primo step per la creazione di una posizione).
Pubblicata poi la posizione e ricevute le candidature, la pipeline apparirà all’interno della posizione sul lato sinistro della pagina e si potrà quindi procedere con la gestione del processo di selezione, trascinando i candidati nei vari step del funnel (tenendo premuto sull’immagine del candidato nella lista e spostandolo manualmente in un preciso step oppure selezionando uno o più candidati dalla lista e muovendoli tramite la voce “muovi in pipeline” dal menu a tendina).
In nCore HR la pipeline può avere molteplici finalità, perciò si potranno creare più pipeline con step differenti che si adattano alle posizioni e quindi alle varie selezioni per un determinato profilo.
Utilizzo della pipeline in altre lingue
Se si intende creare posizioni in altre lingue, per esempio in inglese, sarà necessario inserire il nome tradotto dello step della pipeline nella sezione EN (aggiungendolo sia in Nome interno che in Title).
È inoltre possibile creare eventualmente una pipeline per ogni lingua di posizione.
Quando si decide la lingua nella quale si intende pubblicare la posizione, infatti, il sistema mostrerà in automatico gli step della relativa lingua di pubblicazione, con tutti i messaggi di sistema, automatismi e i dataset tradotti in questa lingua. Perciò se si pubblica la posizione in inglese, verranno utilizzati gli step della pipeline aggiunti nel box EN.
Automatismi della pipeline
Nella pipeline, se lo si desidera, si possono attivare degli Automatismi, ovvero l’invio automatico di template o dataset a quei candidati trascinati nello step in cui l’automatismo è stato impostato. Ad esempio nell’ultima fase della pipeline in cui vengono raccolti i candidati selezionati, si potrà eventualmente attivare l’invio istantaneo dei documenti necessari per finalizzare il contratto.
Per attivare gli automatismi innanzitutto sarà necessario creare i dataset e i template che si vogliono utilizzare nella pipeline, dopodiché, per associarli agli step, si dovrà andare nella parte di Setup > Advanced setup > Pipeline templates > Pipeline automation.
Cliccando su una delle fasi della pipeline, apriranno due voci: Custom communication e Datasets.
Aprendo Custom communication, sarà presente la lista dei template creati nell’ambiente e per impostarli come automatismo basterà spostarli, all’interno del relativo step della pipeline, dalla colonna di sinistra (Available communications) alla colonna destra (Selected communications).
Lo stesso vale per i Dataset, ma con una piccola differenza. Spostando un dataset nella colonna di destra, si aprirà una nuova voce Template in cui sarà disponibile il contenuto dei messaggi che i candidati riceveranno insieme al link con il dataset da compilare. Qui si potrà eventualmente modificare il contenuto dei messaggi.
Successivamente, gli step della pipeline in cui sono stati attivati gli automatismi verranno segnalati visivamente con dei bollini arancioni, mentre quelli grigi indicheranno semplicemente le fasi che non presentano nessun automatismo attivo.
In aggiunta, in corrispondenza dello step con attivato l’automatismo verrà riportato il seguente tasto che fornirà un’anteprima del Dataset o del Template inserito.
Spostamento automatico nella Pipeline
Infine, un altro tipo di automatismo disponibile nella Pipeline consiste nello spostamento automatico dei candidati in uno step a scelta tra quelli presenti.
Questo automatismo è legato alla compilazione dei Dataset e prevede che in uno step, in cui si è impostato l’invio dei Dataset, possa essere determinato lo spostamento automatico dei candidati in uno step successivo, solo dopo che questi avranno compilato tutti i dataset ricevuti.
Trascinando infatti i Dataset da sinistra verso destra all’interno dello step A, comparirà il folder Spostamento in cui si dovrà selezionare lo step B in cui si vuole che i candidati vengano spostati una volta compilati i Dataset assegnati allo step A: