In nCore HR è disponibile una sezione dedicata ai processi di autorizzazione, da attivare nel caso in cui si avesse la necessità di ricevere l’approvazione dai manager per l’assunzione di un candidato o per la pubblicazione di una posizione.
Per impostare i processi di autorizzazione bisognerà andare in Nodo > Setup > Advanced Setup > Authorization Tool.
In Authorization Tool appariranno i box per la creazione dei due processi: il Processo di autorizzazione per la selezione di un candidato, relativo all’autorizzazione per l’assunzione di un candidato, e il Processo di autorizzazione per l’apertura di una nuova posizione per autorizzare la pubblicazione di una posizione.
Processi di autorizzazione per l'assuzione di un candidato
Per impostare questo processo occorrerà cliccare su Add new authorization process e, nella pagina che apparirà, sarà necessario inserire le informazioni richieste nei vari campi, quindi Nome processo di autorizzazione, Descrizione ecc.
Nel campo Badge si andrà a definire graficamente il simbolo e il colore del processo che si sta creando.
Con il menù a tendina Steps, invece, verranno stabiliti quanti step di autorizzazione il processo dovrà includere (si potrà selezionare da 1 a 5 step). In questo caso, si può definire se, al fine di approvazione definitiva, è sufficiente l’approvazione da parte di solo un manager, oppure se, dopo la ricezione dell’approvazione da parte del primo manager, il sistema la deve richiedere ad un altro manager.
Gli step selezionati compariranno di seguito e per ognuno di questi apparirà il simbolo , che servirà per aggiungere uno o più manager all’interno del preciso step.
Cliccandoci sopra, infatti, comparirà la scheda per inserire il manager e si dovranno quindi compilare i campi relativi al Nome, Cognome e Email, mentre in basso a destra si troverà il tasto Aggiungi manager.
In alto alla scheda si avrà a disposizione anche l’opzione Inserisci all’avvio del processo, che servirà nel caso in cui il nome del manager non fosse fin da subito noto e venisse notificato solo in un secondo momento, prima dell’avvio del processo.
Perciò l’opzione permette di aggiungere un placeholder (con il tasto Aggiungi placeholder manager), attraverso cui i dati del manager dovranno essere compilati in fase di lancio del processo.
Per ogni step, comunque, si potranno inserire tutti i manager/placeholder che si vorranno e dal menù a tendina [Min Auths Required], che si trova in alto ad ogni step, si potrà stabilire il numero minimo di autorizzazioni richieste per quello step sul totale dei manager/placeholder aggiunti, al fine di ricevere l’autorizzazione oppure passare allo step successivo. In altre parole, in questa parte si può stabilire se, inserendo all’interno dello stesso step due manager, sarà sufficiente l’autorizzazione solo di uno dei due, oppure di entrambi, per poter procedere.
Scorrendo verso il basso, invece, si trovano i Template che, durante l’avvio del processo, verranno inoltrati al/ai manager per la Richiesta di autorizzazione, la Conferma voto e la notifica di Processo completato (ognuno di questi template è eventualmente modificabile).
Nella mail di richiesta il manager troverà anche il link che lo inoltrerà ad una scheda, in cui potrà visualizzare i dettagli della posizione, la scheda del candidato, gli step di cui è costituito il processo con i manager coinvolti e infine in basso potrà lasciare degli appunti nel box Note.
Il manager dovrà cliccare su Reject o Authorize e, autorizzando, il sistema invierà in automatico al o ai manager dello step successivo, se presente, le stesse email di richiesta.
Il recruiter a sua volta riceverà una mail con tracciate tutte le conferme/rifiuti dei manager in questione, attraverso cui saprà o meno se procedere con l’assunzione.
L’Authorization process, essendo il processo volto alla richiesta di autorizzazione per l’assunzione di un candidato, deve essere attivato in uno o più step della pipeline, in cui verranno trascinati i candidati che, a seguito della selezione, sono risultati essere idonei.
Perciò, subito dopo i template di sistema, si troveranno tutti gli step delle pipeline presenti nell’ambiente e in questa parte occorrerà trascinare da sinistra verso destra solo quelli interessati, ovvero quelli da cui si vuole lanciare il processo.
Una volta impostato i vari settaggi, sarà necessario selezionare il tasto in basso a destra Salva processo.
Dopodichè, entrando nella posizione e trascinando i candidati nello step della pipeline in cui l’autorizzazione è stata attivata, nel profilo del candidato, apparirà il tab Auth, dove dal menù a tendina si dovrà selezionare il preciso processo di autorizzazione.
Per lanciarlo basterà cliccare su Launch auth process e nel caso in cui fosse stato inserito un placeholder, il sistema chiederà di inserire nome, cognome e email del manager.
Processi di autorizzazione per la pubblicazione di una posizione
Per attivare il processo bisognerà cliccare in alto a destra su Add new authorization process, a fianco del quale si troverà anche l’opzione Settings che permetterà di stabilire, tramite il menù a tendina che comparirà, se l’esito del processo da parte del manager sarà Optional o Mandatory.
Nel primo caso si potrà pubblicare lo stesso la posizione; nel secondo, invece, il sistema bloccherà la sua pubblicazione fino all’avvenuta accettazione da parte del manager.
Tornando alla creazione del processo, cliccando quindi su Add new authorization process, si aprirà la stessa pagina di impostazione analizzata con l’Authorization process.
Perciò si dovranno completare gli stessi campi (Nome processo di autorizzazione, Descrizione, Badge ecc.), nonché aggiungere tanti step quanti sono necessari per il processo.
Negli step che appariranno di seguito si dovranno inserire i manager coinvolti e/o i Placeholder manager e scorrendo si avranno a disposizione i Template delle email inviate ai manager (Richiesta di autorizzazione, Conferma voto e Processo completato).
Una volta impostato il tutto, si potrà procedere quindi con Salva processo.
In questo caso il lancio dell’autorizzazione apparirà alla fine del processo di creazione della posizione, più precisamente nell’ultimo step Riepilogo, dove, più in basso sulla destra, comparirà il tab Auth, in cui si dovrà selezionare il processo di autorizzazione dal menu a tendina e di conseguenza lanciarlo, cliccando su Launch auth process.
Nel caso in cui in precedenza fosse stata impostata l’opzione Mandatory, il sistema non consentirà la pubblicazione e sarà necessario salvare la posizione in Bozze.
Infatti, solo una volta che il manager avrà autorizzato il processo, il tasto Pubblica posizione si riattiverà.
Visibilità sui processi autorizzativi
Nella sezione Nodo > Lista Processi Autorizzativi l’utente avrà visibilità su:
- tutti i processi autorizzativi lanciati all'interno dei nodi (se il ruolo dell'utente dispone della specifica policy, assegnata nell'Access management);
- tutti i processi lanciati dall'utente stesso;
- tutti i processi autorizzativi che coinvolgono l'utente per approvazione. In questo caso l'utente vedrà il processo anche se non coinvolto nello step in corso (per es.: il processo si trova allo step 1, ma l'utente è coinvolto allo step 2). Quando il processo entrerà nello step in cui l'utente è coinvolto verrà evidenziata la call-to-action con il link alla pagina di approvazione.
Sempre in questa parte, la lista dei processi autorizzativi potrà essere filtrata per:
- Stato del processo: Pending, Approved, Rejected
- Visibilità: Tutti i processi, Processi avviati da me, Processi che mi coinvolgono
- Periodo di avvio del processo
Nella lista dei processi autorizzativi, per ogni processo, verranno inoltre riportate le seguenti informazioni:
- ID e nome della posizione
- Nome del processo
- Utente che ha avviato il processo
- Data e ora di avvio del processo
- Nodo in cui il processo è stato lanciato
- Stato del processo
- Ultima azione
- Numero di step impostati nel processo (
posizionandosi con il cursore si avrà visibilità sul riepilogo degli step)
Nel caso della Lista processi autorizzativi per i candidati si avrà anche indicazione del candidato per cui si chiede l’approvazione (cliccandoci sopra si verrà inoltrati alla overview del profilo), mentre nella Lista processi autorizzativi per le posizioni verrà tracciato il proprietario della posizione.
Per ognuna delle liste, in aggiunta, potrà esser scaricato il relativo Excel tramite l’apposito tasto .