Gestire i candidati

La posizione pubblicata apparirà nella sezione Posizioni > Pubblicate dove si avrà la visibilità su tutta una serie di informazioni legate alla posizione, tra cui il totale delle candidature (prima colonna “Appl.”) dove quelle “nuove” appena ricevute verranno segnalate in verde tra parentesi.
Per poter procedere con il processo di selezione, bisognerà cliccare sul titolo della posizione e si avrà accesso a tutti i candidati che si sono applicati. Questi verranno mostrati dal sistema in una lista al centro della pagina.

In alto a sinistra si trova, invece, la pipeline (posizionandosi con il cursore sul Tooltip sarà possibile visualizzare il titolo assegnato alla pipeline in fase di settaggio).

Come già illustrato nel relativo articolo, gli step del funnel di selezione rappresentano le fasi del processo di selezione, perciò, associando una precisa pipeline ad una posizione, si stabilirà di condurre la selezione seguendo i precisi step che appariranno dentro la posizione. Di conseguenza, i candidati, di cui si è appena ricevuta la candidatura, verranno raccolti nello step di default Non in pipeline e da lì verranno poi trascinati nei vari step della pipeline, partendo dal primo e poi nei successivi (dall’alto verso il basso).
Così facendo, a seconda degli step impostati, si potranno raccogliere precise informazioni sui candidati spostati, ad esempio attivando degli automatismi (Dataset o Template), inviando Assessment oppure organizzando delle Live interview.
In questa logica, il recruiter può decidere se spostare o meno i candidati negli step successivi.
Per spostare i candidati basterà tener premuto sull’immagine del candidato nella lista e spostarlo manualmente in un preciso step oppure si potrà selezionare uno o più candidati dalla lista e muoverli tramite la voce Muovi in Pipeline dal menu a tendina.

Sotto la Pipeline si trova la parte di Riepilogo, dove:

• nella cartella In progress vengono raccolti i candidati che non hanno ancora finito di completare la candidatura;
• in Inbox vengono raccolti tutti i candidati che hanno completato la candidatura;
• in Non-compliant appaiano i candidati scartati dal sistema (attraverso il filtro della distanza e/o le domande a punteggio);
• in Manual add si troveranno quei profili aggiunti manualmente tramite la funzione Import.

In alto a destra della pagina si trovano tre tasti: Crea Sourcing, Importa Candidati e Altro. Per quanto riguarda l’importazione nell’ambiente di determinati candidati, sono previste due modalità ovvero Aggiungi candidato e Invita a candidarsi.

Con la prima si potranno aggiungere tramite Inserimento singolo oppure Importazione massiva le email dei candidati e quindi i relativi profili (questi saranno vuoti, perciò, si potranno aggiungere i dati nei campi manualmente oppure bisognerà invitarli a candidarsi tramite il menù a tendina). Con la seconda invece si potranno invitare massivamente i candidati a candidarsi alla posizione caricando un file in formato .csv con i nominativi e le mail (i candidati riceveranno per email il link a candidarsi). Più avere più informazioni sull’import massivo dei candidati leggere il relativo articolo.

Successivamente, sopra alla lista dei candidati, si trovano ulteriori funzionalità, in particolare sono presenti quattro tasti e un menu a tendina.

Partendo da sinistra verso destra il primo tasto consente di visualizzare il Datatable, in cui compaiono sia delle informazioni di default (ad es. dettaglio, valutazione, opinione (pollice in su e pollice in giu), ecc.) che eventualmente dei Dataset (se durante il loro settaggio è stato flaggato il box Mostra in datatable).
Cliccando su una o più voci del Datatable si renderà quindi visibile la relativa colonna nella lista dei candidati e in ognuna quindi saranno riportati direttamente i dati o le risposte per singolo candidato all’interno della lista.

Tramite il Datatable sarà possibile rendere visibile all’interno della tabella anche il punteggio raggiunto nello step delle Killer Questions rispetto al massimo impostato (Punteggio) e la distanza in kilometri che intercorre tra la sede di lavoro e l’indirizzo di residenza del candidato (Distanza (Km)).
Sono presenti anche le voci Source, Età e Matching AI che consentono di visualizzare rispettivamente la colonna che traccia da quale canale proviene il candidato, l’età dei candidati sulla base del dato inserito nel proprio CV e la corrispondenza tra le parole chiave (Key Words) della posizione e le informazioni riportate nel CV.

I successivi due tasti permettono di selezionare o deselezionare tutti i candidati nella lista, mentre l’ultimo consente di scaricare un export (un file excel) con i dati raccolti di tutti i candidati sempre nella lista.

Per ogni candidato, in caso di precedenti candidature ad altre posizioni lavorative con lo stesso indirizzo mail, viene visualizzata l'icona che al click permette di visualizzare la lista delle ultime dieci candidature con il dettaglio dello step di pipeline raggiunto, se presente.

Il menu a tendina Seleziona candidato/ti e scegli un’azione, a sua volta, include tutta una serie di impostazioni utili ai fini del processo di selezione, che potranno essere attivate solo se si è selezionato uno o più candidati dalla lista:

• Muovi in Pipeline, consente di spostare uno o più candidati nello step che si desidera;
• Invita a permette di Candidarsi e quindi inviare una mail in cui si invita il candidato o i candidati a candidarsi alla posizione in questione tramite il link riportato al suo interno; e di registrare la Video intervista nel caso in cui lo step fosse presente nella posizione;
• Assessments, con questa impostazione i recruiter hanno la possibilità di inviare per email ai propri candidati degli assessments. I rispettivi risultati verranno ereditati nel profilo personale del candidato nell’apposito tab;
• Live meeting organizza dei colloqui online con i candidati, i quali riceveranno una mail con il link per accedere alla Live meeting (lo stesso vale anche per il recruiter). I colloqui possono essere pianificati:

- Ora nel momento stesso in cui si seleziona;

- Con Pianificazione manuale che permette di settare manualmente data e ora;

- Tramite Calendar Manager. Questa opzione consente di collegare il calendario personale (Outlook o Gmail) alla piattaforma, cosicché il sistema possa inviare in automatico delle proposte basandosi sugli appuntamenti programmati nel calendario personale;

• Communications permette di inviare ai candidati i Template impostati nella parte Nodo > Template;
• Condividi (Invia a) consente ai recruiter di inviare e condividere uno o più profili a persone esterne alla piattaforma (per esempio, ai manager). Dalla lista dei candidati viene tracciato per ogni profilo il dettaglio dello sharing che mostra, posizionandosi con il cursore, la data di prima condivisione (se viene effettuata un'ulteriore condivisione del candidato con lo stesso utente, la data di condivisione non cambia). In caso di visualizzazione da parte del manager, la data di prima condivisione verrà sostituita con la data di ultima visualizzazione del profilo condiviso;
• Copia in crea una copia del profilo del candidato in un’altra posizione (creando una copia il profilo non verrà cancellato dalla posizione di partenza e le informazioni verranno ereditate nella posizione d’arrivo);
• (Report) Crea invia per email al recruiter un report (in Word o PDF) con tutte le informazioni raccolte sul candidato. È possibile definire la presenza o meno di certi dati in questo file entrando nella scheda del candidato Share > Sharing options position (occorre flaggare su ON o OFF in corrispondenza delle informazioni da mostrare);
• Modifica in blocco Internal Dataset è una funzione che permette di modificare uno o più campi di uno o più Internal Dataset. La modifica verrà riportata in tutti i profili dei candidati, eccetto per quei campi dove la compilazione è stata effettuata da un manager tramite lo Share.