Per creare una posizione bisogna innanzitutto effettuare il login nel backend della piattaforma tramite le proprie credenziali.
Cliccando quindi su Posizioni si avrà la possibilità di creare una nuova posizione oppure riprenderne una dalle bozze.
Ogni posizione all’interno di nCore HR può contenere fino a 5 step.
L’unico step obbligatorio è il Setup della posizione che contiene le informazioni fondamentali per il settaggio di una posizione (ad esempio titolo, lingua, pipeline ecc.), mentre il resto del processo può essere adattato e personalizzato, andando ad attivare (o meno) gli step che si desiderano.
Di seguito la descrizione più dettagliata di ogni step previsto nella creazione di una posizione.
1. Setup della posizione
In questa fase bisogna inserire le informazioni generali sulla posizione (i campi evidenziati in rosso sono obbligatori mentre gli altri sono facoltativi):
- la lingua della posizione (Attenzione: selezionando una determinata lingua, tutti i dataset e le comunicazioni legati a questa posizione verranno visualizzati/inviati al candidato nella stessa lingua);
- il titolo della posizione;
- il sottotitolo della posizione;
- la pipeline (ovvero il funnel di selezione che rappresenta gli step di selezione);
- la descrizione della posizione;
- il paese;
- le date di apertura e di chiusura della posizione.
Nella fase di Setup della posizione è presente in aggiunta il filtro della distanza (sotto il box della descrizione) che consente di tracciare l’indirizzo della posizione (normalmente, la sede di lavoro) e quindi definire la distanza in km che intercorre con l'indirizzo di residenza compilato dal candidato (sarà visibile nella scheda del candidato nel tab Map).
Una volta inserito l’indirizzo della posizione e cliccato su Verifica indirizzo, nell’ultimo step Riepilogo (sotto gli step in verde sul lato destro) apparirà il tab Filtro Distanza (a fianco di Notifiche e nCognitive).
Se lo si desidera, si potrà abilitarlo cliccando su ON e definendo la distanza nel campo KM. In questo modo si avrà la possibilità di scartare in automatico i candidati che risiedono oltre la soglia stabilita.
2. Dataset
I Dataset, in altre parole, sono tutte le informazioni e i dati da raccogliere sul candidato durante la candidatura.
Avendo creato i dataset già in precedenza, questi appariranno nella colonna di sinistra. Per attivarli all’interno della posizione (e quindi richiedere queste informazioni al candidato), basterà trascinarli da sinistra verso destra in modalità drag & drop.
I Dataset in verde sono quelli richiesti di default (domicilio/residenza, curriculum e numero di cellulare), quelli in blu saranno quelli customizzati e creati ad hoc dagli utenti della piattaforma, mentre quelli in arancione, sotto l’indicazione Automation Dataset, saranno quelli attivati come automatismi della pipeline (e che quindi non potranno essere utilizzati nella candidatura, ma saranno inviati al candidato in un secondo momento). I Dataset rossi invece sono stati fissati per la posizione nella sezione Nodo > Setup > Advanced Setup > Fixed Datasets.
3. Domande a punteggio
In questa fase è possibile impostare, se previste, delle domande da sottoporre al candidato e assegnare ad ogni risposta un preciso punteggio.
In questo modo il sistema delineerà in automatico una classifica sulla base delle risposte dei candidati.
Nella lista dei candidati all’interno della posizione, infatti, sarà visibile la colonna Punteggio che riporterà il totale dei punti raggiunti da ogni candidato in fase di candidatura.
Per attivare questo step, basterà eseguire i seguenti passaggi:
- inserire la domanda nel campo Question text;
- inserire le risposte nel capo Risposta (il box Domanda con risposte multiple consente di selezionare più di una risposta, mentre per aggiungere un’altra risposta bisogna cliccare su Aggiungi nuova risposta);
- aggiungere il punteggio nel campo Punteggio.
È possibile anche decidere di scartare i candidati selezionando il box Scarta utente in corrispondenza della risposta che si reputa non in linea con i requisiti richiesti per la posizione. Questa funzione permette al recruiter di fare una sorta di pre-screening automatico, escludendo in automatico i candidati non idonei dalla ricerca.
Una volta compilati i campi si dovrà cliccare su Salva domanda.
Esempio: se si intende verificare il livello di lingua inglese del candidato, si potrà impostare come domanda “Indica il tuo livello di lingua inglese” e come risposta 4 opzioni di scelta: Base (0 punti), Medio (20 punti), Fluente (50 punti) e Madrelingua (100 punti).
A questo punto è possibile decidere se scartare i candidati che raggiungono 0 punti (mettendo l’apposito flag su Scarta utente) oppure non scartare nessuno e procedere con la selezione.
Nel caso in cui si attivasse l’impostazione per scartare l’utente, i candidati Non compliant non verranno cancellati dal sistema, bensì verranno raccolti in un’apposita cartella (denominata Non-compliant) all’interno della posizione (sul lato sinistro, tra gli step del Riepilogo).
In aggiunta, sotto al box delle domande inserite, si avrà a disposizione un’ulteriore impostazione (Imposta regole di punteggio) che consentirà eventualmente di definire il punteggio minimo per risultare Compliant, sotto al quale invece si verrà scartati (sempre sulla base delle risposte fornite in questo step).
Dal punto di vista del candidato, lo step delle domande (se abilitato) sarà inserito subito dopo quello dei dataset. Il candidato troverà le domande impostate con le relative risposte da selezionare:
È importante considerare che, nonostante il recruiter possa utilizzare le domande a punteggio come un “filtro”, il candidato, a sua volta, non riceve alcuna comunicazione (anche nel caso in cui dovesse selezionare una risposta corrispondente all’opzione Scarta candidato, quindi risultare non idoneo). Così potrà andare avanti con la propria candidatura e ricevere un feedback da parte del recruiter secondo le impostazioni del sistema. Le risposte automatiche inviate ai candidati risultati non idonei, possono essere modificare nella sezione Template.
4. Video Intervista
Lo step successivo è l’intervista asincrona.
Nell’attivazione di questo step, è possibile anche selezionare un video di presentazione aziendale da inserire nella pagina di benvenuto che precede la video intervista.
Questo video introduttivo verrà visualizzato dal candidato prima di procedere con la registrazione e per caricarlo si avranno a disposizione varie opzioni: registrare un video direttamente da nCore cliccando su Registra un nuovo video (in questo caso i video verranno salvati in Seleziona un video), caricare un video di cui si è già in possesso cliccando su Carica un video oppure selezionare un link da YouTube.
Successivamente, si dovrà: inserire il testo della domanda nel campo Domanda che il candidato leggerà in fase di registrazione della risposta, stabilire nel campo Tempo di preparazione il tempo che avrà a disposizione per prepararsi e definire il Tempo massimo di risposta.
Cliccando su Salva domanda, la video domanda verrà salvata nel box che segue.
Nell’impostazione Inserisci le regole di invito si potrà decidere se invitare alla video intervista tutti i candidati oppure solo quelli che hanno raggiunto un determinato punteggio nello step precedente delle “killer questions”, definendo quindi il limite minimo per ricevere l’invito:
Lo step della video intervista può far parte del processo di candidatura, altrimenti è possibile invitare i candidati a svolgerla in un secondo momento (mandandogli un link dal menu a tendina all’interno della posizione Invita a > Video intervista).
In questo caso, è sufficiente selezionare No sotto a Vuoi invitare automaticamente i candidati alla video intervista?.
5. Riepilogo
L’ultimo step della creazione di una posizione sarà il Riepilogo, in cui si potranno revisionare gli step impostati ed eventualmente modificarli.
In questa parte è, inoltre, possibile decidere se richiedere al candidato di caricare la propria foto.
Cliccando sul tab Impostazioni avanzate, infatti, si potrà flaggare il box ON/OFF sotto a RICHIEDI FOTO:
Altrimenti, la richiesta della foto può essere impostata di default per tutte le posizioni nella sezione Branding.
Nella parte Impostazioni Avanzate (sempre nello step di Riepilogo) vengono messe a disposizione ulteriori impostazioni.
Di seguito, infatti, con il campo Immagine per condivisione si potrà caricare un'immagine che verrà utilizzata per accompagnare la pubblicazione della posizione su vari canali (per esempio, su LinkedIn).
Nel caso in cui non fosse inserito nessun file in questo campo, verrà in automatico utilizzata l'immagine per condivisione caricata nella parte Branding.
I campi in grigio Selected internal dataset e Internal position dataset, invece, consentono di attivare per la posizione precisi Internal Dataset e Internal Position Dataset, trascinandoli semplicemente dalla colonna di sinistra alla colonna di destra.
Gli Internal Dataset saranno quindi visibili all’interno del profilo del candidato, mentre gli Internal Position Dataset appariranno in automatico nel primo step Position Setup (sarà perciò necessario tornare indietro al primo step e compilare i rispettivi Internal Position Dataset).
Nello step di Riepilogo, sul lato destro della pagina, si avranno invece a disposizione i tab Notifiche e nCognitive.
Con il flag Notifiche si potranno ricevere le notifiche di tutte le nuove candidature alla posizione cliccando semplicemente su ON e aggiungendo una o più email (nelle notifiche rientreranno anche i candidati aggiunti manualmente nella posizione dal recruiter e dagli external recruiter). Attivando quest’opzione, comparirà anche un secondo flag con cui si potrà decidere se ricevere, oltre alla mail delle nuove candidature, anche una seconda notifica, ovvero quella riguardante le condivisioni per la posizione.
Con quest’ultimo flag l'utente riceverà quindi una mail divisa per candidato contenente le valutazioni, le visualizzazioni dello share, le conferme degli Internal Dataset e le note pubbliche.
Il flag dell’nCognitive invece è relativo allo step della video intervista registrata. Attivando l’nCognitive Attitude Analysis, infatti, verrà attribuita una connotazione positiva, negativa o neutra alla risposta del candidato che verrà riportata all’interno della sua scheda personale. La valutazione viene stimata dal sistema in base alle Keywords utilizzate nella risposta.
Una volta controllati gli step e settate le varie impostazioni, in basso sul lato sinistro dello step Riepilogo si avrà la possibilità di salvare la posizione in bozze Salva bozza, vedere la Preview oppure pubblicare la posizione Pubblica posizione.
I modelli delle posizioni
Nel caso in cui si avesse la necessità di utilizzare gli stessi step per più posizioni, poiché le stesse informazioni o richieste potrebbero essere applicate ad altre posizioni, gli step potrebbero esser resi dei modelli preimpostati tramite i Position Models.
Per creare un modello di posizione bisogna entrare nella sezione Posizioni, cliccare su Position Models in alto a destra e quindi su Aggiungi modello nella pagina che si apre.
In questo modo si potranno preimpostare e salvare gli step che si desiderano (tutti o solo alcuni), attribuendo al modello un preciso nome nel campo Nome Modello e stabilendo la lingua.
Nell’ultimo step Dettaglio modello si dovrà quindi cliccare in basso a destra su Salva modello e chiudi e il modello apparirà nella lista dei Position models, da cui sarà possibile vedere gli step impostati per ogni modello tramite la sezione Step disponibili.
Per utilizzare l’intero modello o solo determinati step del modello si avranno due possibilità:
1. cliccare su Usa e in automatico si aprirà una nuova posizione con gli step del modello (per salvare ogni step sarà necessario cliccare su Salva e continua e nel caso in cui il modello non presentasse degli step, questi potranno essere compilati al momento).
2. creare una nuova posizione e in ogni step si avrà in basso a sinistra la voce Carica da un modello, da cui apparirà la lista dei modelli di posizione impostati e da cui si potrà scegliere da quale modello importare lo step.
Una volta caricato lo step dal modello, sempre in basso a sinistra, compariranno due voci: Sovrascrivi da un modello e Aggiungi da un modello. Il primo consente di sostituire lo step importato con un altro, il secondo invece consente di aggiungere allo step già importato anche quello proveniente da un altro modello.