Dopo la sottoscrizione del contratto con nCore HR, è possibile importare il proprio database dei candidati raccolto su un sistema usato in precedenza, all’interno di nCore HR.
Nell'importazione sono supportati alcuni Dataset di default di nCore: curriculum, indirizzo di residenza, numero di telefono, note, genere, data di nascita.
L’azione di importazione viene effettuata dai tecnici di nCore, ai quali sarà necessario fornire il file di import strutturato come descritto di seguito:
- I dati da importare devono essere raccolti in un file .csv separato da punto e virgola ( ; ), in colonne separate, separatore di testo "";
- Tutte le informazioni del candidato devono essere posizionate su un'unica riga, e ogni candidato deve apparire al massimo su una riga;
- Il file deve obbligatoriamente contenere nome, cognome, email del candidato e la data di candidatura;
- La data di candidatura determina la data a partire dalla quale calcolare il periodo di conservazione del dato (richiesta dalla normativa GDPR). È consigliabile indicare l'effettiva data dell'acquisizione del dato oppure dell'ultima interazione con il candidato e, nel caso in cui non si fosse in possesso di quest'informazione, è comunque necessario indicare una data (anche "now") a partire dalla quale inizia il periodo di conservazione (Si consiglia di contattare il proprio legale per capire al meglio come gestire i dati nel rispetto del GDPR durante l'import);
- Tutti i candidati verranno importati all'interno di una posizione archiviata auto-creata. Per importare i candidati all’interno delle posizioni differenti, bisogna prima creare le posizioni di riferimento e poi spostarle in “Archiviate” (una volta finito l’import, potranno essere spostate da “Archiviate” a “Aperte”). In quest’ultimo caso, oltre a creare la posizione, bisogna indicare nel file di importazione il titolo della posizione nella colonna “Position”. NB: il titolo indicato nel file deve essere identico alla posizione archiviata in questione;
- E' possibile aggiungere nelle colonne tutti i custom dataset già esistenti in nCore HR (se già presenti nel nodo di importazione). Tutti i dataset non presenti aggiunti verranno creati automaticamente al momento dell'importazione;
- Per tutti i dataset deve esserci una colonna per campo (per esempio, per importare il numero di telefono, ci deve essere una colonna per il prefisso nazionale e una colonna per il numero);
- Nella colonna del paese, inserire il codice paese (es. "IT" per Italia, "USA" per Stati Uniti). Non sono ammessi nomi di paese per esteso;
- Se le informazioni importate vengono mappate da un Dataset di nCore HR tramite delle opzioni di scelta, è necessario che i valori inseriti nel file di importazione combacino con le scelte disponibili nel Dataset di nCore. Ad esempio, se i valori da mappare sono "A", "B" o "C", nel file .csv è necessario che venga riportata una di queste opzioni, perciò, il valore “D” verrà considerato come errore. Nel caso in cui sia prevista una selezione multipla, i valori devono essere salvati nel seguente formato ["A","C"];
- Per importare il curriculum, sarà necessario fornire al team tecnico di nCore i relativi file. I nomi dei file, completi anche di estensione, dovranno essere inseriti nel file di importazione.
Nota importante: Il limite standard di dati per CV è di 10 GB. Per valori superiori, si prega di contattare il proprio referente commerciale; - Non è possibile caricare le foto nel campo dedicato del profilo dei candidati in nCore HR. Tuttavia, è possibile caricarle come file in un Dataset creato appositamente;
- Una volta completata l'importazione, nCore HR mantiene i dati utilizzati per l'importazione (csv e cv) in macchine locali per una settimana e su bucket S3 per un mese. Al termine di questi periodi, i dati utilizzati per l'importazione verranno cancellati. Successivamente, i dati saranno disponibili esclusivamente all'interno della piattaforma.
Nota importante: Per ogni file è previsto un solo import, non verranno effettuati caricamenti multipli dello stesso file né aggiornamenti delle informazioni già importate).